Проведение "настольной" презентации

Не забывайте: ваша роль состоит в том, чтобы поддерживать и направлять обсуждение. Поэтому будьте восприимчивы к мнениям участников, избегайте оценочных суждений типа "верно/неверно", внимательно слушайте, создавайте конструктивный настрой и ведите диалог с участниками, а не со слайдами.

Введение

Начиная совещание, станьте частью группы, включившись в разговор, и ищите подходящий момент, чтобы:

Достичь согласия относительно цели совещания, что вы должны получить в результате. Помните - повестка дня участников, возможно, отличается от вашей; дайте им время, чтобы высказаться;
Отметить, насколько важно совещание для каждого из участников и для обсуждаемого проекта;
Выступить с предварительным обзором повестки дня и предложениями по проработке материала. Можно упомянуть и о том, какой вклад вы ожидаете от каждого из участников.

Почти всегда вступление следует делать устно - перед тем, как раздать экземпляры слайдов. Этот подход позволяет сконцентрировать внимание на обсуждении, а не на слайдах, и утвердить вашу роль как ведущего. Кроме того, участники не начнут листать материалы до того, как вы договоритесь о наиболее эффективном плане и методе работы на совещании.

Основная часть

Будьте терпеливы. Помните: вы видели материал до встречи, а другие участники - нет. Сосредоточьте их внимание на том, что хотите им показать. Затем дайте им время прочитать и понять это. Не забывайте, что, в отличие от выступлений стоя, вы не можете указать присутствующим на требующий особенного внимания элемент; придется давать устные советы по просмотру слайдов.

Отошлите участников к конкретной странице.

"На странице... на следующих трех страницах..."

Объясните элементы диаграммы.

"На вертикальной шкале слева... На горизонтальной шкале внизу..."

"Вверху матрицы я обозначил шесть конкурентов. Слева по вертикали расположены четыре критерия".

Объясните, что и как вы выделили.

"Обратите внимание на три цвета: синий означает..."

"Как видите, сплошная красная линия обозначает... в то время как зеленая линия означает..."

Отметьте, в чем смысл данного слайда, что он должен иллюстрировать.

"Обратите внимание на диагональную линию из левого нижнего в правый верхний угол".

"Сравните стабильный путь развития вашего конкурента с колебаниями в развитии вашей компании".

Обозначьте выводы, которые можно сделать на основе слайда, если это необходимо для достижения вашей цели.

"Таким образом, нам требуется мотивировать торговых агентов, чтобы они искали способы увеличения прибыли".

Или спросите у участников, к каким выводам, по их мнению, можно придти.

"Вы согласны, что это предполагает необходимость изменений в системе стимулирования?"

Заканчивайте обсуждение каждой страницы логическим переходом к следующей странице или разделу.

Всегда задавайте все необходимые вопросы и записывайте ответы.

Время от времени можете брать свой экземпляр со стола и указывать на конкретный элемент слайда, чтобы все видели, о чем именно вы сейчас говорите.

Что касается текстовых слайдов, либо зачитывайте их вслух как есть, либо сохраняйте молчание, пока присутствующие сами читают текст.

Иногда вам потребуется заложить страницу карандашом, посмотреть на участников и включиться в дискуссию.

В течение всего совещания сохраняйте гибкость и восприимчивость к обсуждению. Пропустите те детали слайдов, с которыми участники явно согласились. Будьте готовы изменить последовательность пунктов. Перейдите вперед или пропустите тот или иной слайд в ответ на комментарии или вопросы.

Заключение

Как я отметил, цель использования "настольных" слайдов - инициировать взаимодействие. Обсуждение, возможно, будет идти дольше, чем ожидалось. Оставьте достаточно времени для заключительных комментариев, даже если для этого придется пропустить некоторые разделы презентации. Подведите итог дискуссии и заручитесь обязательствами слушателей в отношении:

Областей, в которых достигнуто согласие.
Нерешенных вопросов. Особенно это относится к тем вопросам, которые были подняты участниками.
Следующих шагов. Сюда относится: план действий по решению вопросов, оставшихся открытыми, включая имена людей, с которыми требуется поддерживать рабочий контакт после совещания; источники данных, которые необходимо изучить в дальнейшем; время и место последующих совещаний. Также подтвердите то, что участники договорились сделать.

Как и введение, заключение лучше всего сделать устно, хотя вы, возможно, захотите записать план последующих действий, о которых договорились, на отдельном листе бумаги.